Архивирование электронной почты.

Архивирование электронной почты.

 К наиболее популярным решениям архивирования относятся специальные решения для систем обработки электронной почты. Причина очевидна: трафик электронной почты давно стал неотъемлемой частью деловой коммуникации. Во многих случаях электронные письма представляют собой документы, которые в качестве составной части контрактов рассматриваются как юридически значимые. Поэтому предприятия должны заботиться о том, чтобы все важные для них электронные письма хранились в соответствии с правовыми предписаниями в течение длительного времени и оставались доступными. Благодаря высокопроизводительным функциям индексации и поиска системы архивирования электронной почты необходимые данные можно быстро найти и предоставить по требованию. Механизм однократного сохранения следит за тем, чтобы вложения в электронные письма сохранялись лишь один раз, даже если они направлялись большому количеству сотрудников. Еще больше места экономят решения, поддерживающие дедупликацию на байтовом уровне.

Между тем большинство производителей уже реализовали правила хранения, которые, к примеру, позволяют автоматически переписывать электронные письма и вложения на более дешевые носители и полностью удалять их из системы на основе таких критериев, как возраст, размер или тип файла. 
Архивация электронной почты - это технология, позволяющая организовать архив сообщений электронной почты так же, как если бы речь шла о традиционной бумажной корреспонденции. Вы сможете поместить электронные письма в защищенный архив, определить права доступа, задать цикл хранения (рис. 1). В дополнение к этому можно воспользоваться преимуществами работы с электронными документами - индексировать содержимое и осуществлять быстрый поиск. Высокая производительность, сокращение издержек, соответствие государственным нормативам, в том числе законам "Об архивном деле в РФ", "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" - вот серьезные аргументы в пользу выбора решений по архивированию и хранению электронной почты.

При выборе системы архивирования электронной почты рекомендуется учитывать наличие в ней следующих функций:
- Автоматический "захват" всех входящих и исходящих сообщений, а также внутренних сообщений, которыми обмениваются сотрудники; полнотекстовая индексация и архивирование этих сообщений. 
- Выявление уникальных сообщений и приложений; удаление одинаковых экземпляров, рассылаемых нескольким адресатам. 
- Предоставление пользователям возможности вести поиск в архиве через Web-интерфейс или другой пользовательский интерфейс с поддержкой настраиваемых словарей. 
- Автоматический перенос записей на устройства хранения в зависимости от заданных наборов правил. 
- Поддержка индивидуальных хранилищ электронных посланий, которые по мере необходимости могут автоматически переноситься в архив.

На рынке электронного документооборота и решений по архивному хранению корпоративной информации представлены, в частности, программно-аппаратные решения для организации архива электронной почты от ведущих мировых производителей систем управления корпоративной информации - компаний EMC и Open Text. Имеются также разработки других фирм, которые могут использоваться для архивирования электронной почты.

Рис. 1.