Характеристики копировальных аппаратов и проблемы правильного выбора.

Характеристики копировальных аппаратов и проблемы правильного выбора.

                При эксплуатации копировально-множительной техники следует учитывать ее характеристики, которые определяются классом оборудования и закладываются уже на этапе выбора и приобретения. От этих характеристик зависит, будет ли получена отдача от вложенных в приобретение такой техники средств. Но, с другой стороны, не все знают, что за время своей жизни, копировальная машина "съедает" на свое обслуживание в несколько раз больше денег, чем было потрачено на ее покупку. По статистике лишь 15% общих затрат пользователя, связанных с владением копировальной техникой или принтером, идут на ее приобретение, а остальные 85% - на сервис, расходные материалы, ремонт копировального аппарата и пр.
Для определения возможностей копировального аппарата используются следующие характеристики.
                1. Максимальный объем копирования в месяц. Любая копировальная машина имеет довольно сложную конструкцию, включающую в себя электронные, оптические и механические компоненты, рассчитанные на некоторую рабочую нагрузку, оговоренную в документации фирмы-производителя. Поэтому очень важно с самого начала определиться с мощностью копира, рассчитав, какое количество копий в месяц требуется, чтобы впоследствии не допускать перегрузки аппарата и избежать непредвиденных расходов на его ремонт или восстановление. 

                С одной стороны, при неверном определении этого параметра, покупатель может приобрести копировальный аппарат с избыточным ресурсом, что приведет к трате лишних денег, а иногда и к потере лишних квадратных метров при установке крупногабаритных копиров в офисе. И все-таки рекомендуется выбирать машину с большей мощностью, чем это необходимо на данный момент, так как это позволит обойтись без приобретения новой машины (или еще одной машины такой же мощности), если со временем потребности в копировании возрастут. Для примерной оценки нагрузки нужно увеличить планируемое количество копий как минимум на 30% - это и будет фактической нагрузкой на машину.
                Существует также понятие "рекомендованный объем копирования", который может указываться в документации на копир. Он используется для того, чтобы определить наиболее рациональный режим загрузки копировального аппарата, который позволяет за 5 лет равномерно выработать ресурс аппарата. Если называть достоверные цифры, то ресурс аппарата необходимо разделить на 60 (5 лет по 12 месяцев). Конечно, в одни месяцы клиент может это значение незначительно превышать, в другие - недобирать этот объем. Речь идет о среднем значении.
                Полезно также знать пиковую нагрузку - количество копий/отпечатков в месяц, превысив которое аппарат может преждевременного выйти из строя. Это - не рекомендация для пользователя, а информация по использованию аппарата в уникальной кратковременной работе. Как правило, это значение сообщается изготовителем техники, и часто фирмами-продавцами выдается за рекомендованный объем. Поскольку последствия "запредельной" эксплуатации чреваты тем, что из строя могут выйти важные детали копира. В этом случае простой заменой картриджа не обойтись, а придется потратить много времени и средств на восстановление работоспособности аппарата. Причем помимо быстрого износа сменных деталей можно, нередко, столкнуться с фактом утраты гарантии из-за несоблюдения требований инструкции по эксплуатации.
                2. Максимальный формат бумаги при копировании. Формат должен соответствовать техническим задачам компании и может находиться в диапазоне от А4 до А0. К тому же максимальный формат оригинала у конкретного аппарата может быть больше максимального формата изготавливаемых копий, и это нужно учитывать. 
                3. Себестоимость копии. Выбирая копировальный аппарат, нужно ориентироваться не на его цену, а на себестоимость копии. Чтобы точно подсчитать затраты компании на производство одной копии, а исходя из этого и общие затраты за период эксплуатации копировального аппарата, необходимо знать стоимость расходных материалов (тонер, девелопер, барабан), по которым компания-поставщик обязуется продавать их, обеспечивая сервисную поддержку, а так же их гарантированный ресурс. В таком случае стоимость одной копии без учета бумаги, запасных частей и амортизации будет рассчитываться по следующей формуле:
стоимость копии = стоимость картриджа с тонером /ресурс тонера + стоимость фотобарабана/ресурс фотобарабана + стоимость девелопера/ресурс девелопера.
Желательно учесть и стоимость визитов сервисного инженера, так как не все детали можно заменить самостоятельно. Отметим, что чем дороже и производительнее копировальный аппарат, тем дешевле обходится каждая копия.
                4. Скорость копирования. Данный параметр определяется, исходя из требований к аппарату, и всегда привязан к таким показателям как производительность и максимальный формат при копировании (скорость обычно указывается для стандартного листа А4). Особенно важным этот параметр становится при больших объемах печати. Как правило, копировальные аппараты, способные делать большое количество копий, обладают и большей скоростью копирования. Например, в скоростном диапазоне от 4 до 13 коп/мин у большинства аппаратов максимальный формат находится в пределах от А4 до В4, а максимальная месячная нагрузка не превышает 10 тысяч копий в месяц. В табл. 1 дано приблизительное соответствие предполагаемых объемов копирования в месяц и необходимой производительности копировального аппарата в минуту.

Таблица 1

                Если рассматривать вопросы больших скоростей, следует обратить внимание на возможность "дублирования", то есть два аппарата средней скорости, вместо одного высокоскоростного. Зачастую стоимость двух аппаратов, работающих с производительностью 45 коп/мин, ниже одного, имеющего скорость 90 коп/мин. Причем при общей равной скорости клиент имеет выигрыш не только при покупке, но и в работе. А именно, имеет возможность параллельно производить различные задания, использовать тандем из двух аппаратов как постоянно работающий копировальный центр, так как в случае сервисного ремонта одного аппарата, вы можете использовать второй.
                Главное, чтобы себестоимость копий двух аппаратов средней производительности не была значительно выше одного, поэтому такой вариант лучше всего подходит к диапазону скоростей 80-100 коп/мин. Наиболее привлекательным для пользователя на сегодняшний день является тандем из двух цифровых машин, подключенных к компьютерной сети.
                Можно заметить следующую закономерность - чем выше производительность и стоимость копировального аппарата, тем дешевле обходится одна ксерокопия. 
                5. Сервисное обслуживание. Значимое слагаемое в эксплуатационных затратах копира - стоимость сервисного обслуживания. Во многом оно зависит от интенсивности использования аппарата и соответствия режима его использования рекомендациям производителя. Здесь также лидируют высокопроизводительные цифровые копиры. Хотя сложность технического обслуживания таких машин существенно выше, но необходимость в их обслуживании возникает значительно реже, по сравнению с недорогими моделями копировальных аппаратов. Это обусловлено большей механической прочностью узлов и деталей машины, и, кроме того, специальными мерами, которые применяют конструкторы для поддержания высокого уровня качества процесса копирования в таких машинах как можно более продолжительное время. Только после достижения предельных значений износа деталей или загрязнения оптической системы машины это начинает сказываться на качестве копирования. И хотя сложность сервисного обслуживания подобных дорогостоящих устройств является относительно высокой, однако необходимость в их техническом сопровождении возникает намного реже, по сравнению с недорогими моделями копировальных аппаратов.
                Конечно, это не значит, что можно забыть про сервисное обслуживание такой техники до возникновения проблем. При использовании платных услуг рекомендуется вызывать инженера по сервису не реже одного раза в 2-3 месяца работы копира. Это позволит избежать долговременного простоя техники из-за несвоевременного обнаружения возникающих неполадок, и заранее спланировать приобретение запасных частей. Ведь ни одна фирма не в состоянии держать на складе запас всех необходимых для ремонта частей и материалов. Собственно же ремонт любой копировальной машины (своевременный) квалифицированным инженером не занимает, как правило, больше одного дня.
                6. Архитектура аппарата. Цена аппарата, названная поставщиком, как правило, подразумевает его минимальную комплектацию. Планируя приобрести копировально-множительный аппарат, следует выяснить, какие возможности имеет аппарат в стандартной (минимальной) комплектации. Как правило, аналоговые аппараты реализуют лишь одну функцию копирования. Цифровые часто имеют еще и возможность использования их в качестве принтера, факса, сканера, устройства хранения и пересылки документов. В дополнение к копировальным аппаратам может приобретаться широкий спектр вспомогательного оборудования (автоподатчик, финишер, сортер, буклетмейкер, дополнительные кассеты для бумаги и др.). В итоге, стартовая сумма, которую организация реально потратит, приобретая копир, будет выглядеть следующим образом: 
                Цена копировального аппарата + Стоимость стартового комплекта расходных материалов + Стоимость дополнительного оборудования + Доставка и инсталляция (запуск, сдача в эксплуатацию, гарантия). Но увеличение первоначальных затрат в ряде случаев экономически оправдано и позволяет в будущем выполнять работу на аппарате более качественно и производительно, используя меньшее количество обслуживающего персонала.
                7. Безвредность. Не последнее значение имеют данные по экологии - некоторые копиры выделяют при работе много озона, что может вызывать головную боль у персонала; другие, напротив, - безвредны. Нужно также ознакомиться с расходом электроэнергии и проконтролировать наличие энергосберегающих функций.
                Сравнивать различные копировальные аппараты рекомендуется не только с учетом функциональных возможностей или авторитета фирмы-производителя, но и опираясь на расчет параметра ОСВ (Общая Стоимость Владения). Он учитывает, какую сумму вы потратите на приобретение и содержание аппарата за определенный промежуток времени при определенном объеме копирования. В частности здесь будет учтена стоимость расходных материалов (о которых уже было сказано выше), а она может существенно отличаться для разных моделей аппаратов.